Bir halkla ilişkiler kampanyasının gerçekleştirilmesi için gerekli aşamalara değinmiştik. Uygulanacak halkla ilişkiler kampanyasının etkili olması amaçlanıyorsa, kampanyadaki bu dört aşama (araştırma ve analiz, planlama, uygulama, değerlendirme ve kontrol buna ek olarak pr konsept yani halkla ilişkiler konsepti) devamlı olarak tekrarlanmalıdır. Bilimsel yöntem ve teknikler kampanyanın bu aşamalarında oldukça yararlıdır. Bahsedilen aşamalar bir bütünlük içinde yürütülmelidir. Bütün aşamalara gerekli özen gösterilmelidir. Bunlar, halkla ilişkiler kampanyasının başarılı olmasını sağlayacak unsurlardır. Bu aşamalara dahil edilmesi gereken bir başka unsur da pr konsepttir. Pr konsept, halkla ilişkiler kampanyasının bütününü kapsayıcı durumdadır ve kampanyanın tüm aşamalarını özetleyen bir formüldür. Her türlü yapılacak eylem ve uygulama buradan çıkar. Yaratıcı bölüm de buradan hareketle oluşur. Değerlendirme ve kontrol aşaması, halkla ilişkiler konsepti ile bağlantılıdır. Halkla ilişkiler kampanyasındaki hedef ve sonuçları bilmemizde yararlıdır. Pr konseptin de çeşitli aşamaları mevcuttur. Bunlar: pr çözümü, medya stratejisi, medya seçimi ve pr araçlarıdır.
Medya ve medya seçimi başlı başına bir analiz gerektirmektedir. Medya (basın, kulaktan kulağa, internet, görsel medya mecraları), reklam taşıyıcıları olarak görev yapar. Bunların kaç kategoride inceleneceği bilinmelidir. Bütün bu mecralar halkla ilişkiler kampanyasında belirlenen amaca yanıt vermelidir. Kampanyada ne kadar tüketiciye ulaşılacak? Kampanya için ne kadar bütçe gerekecek? gibi sorular önemsenmelidir. Halkla ilişkilerde işin yüzde 60 ila 70’ini medya ile ilişkiler oluşturur. Halkla ilişkilerin işi, insanlarla münasebet kurmak ve bu münasebetlerde sürekliliği sağlamaktır.
Pr (halkla ilişkiler) araçları da çeşitli kısımlara ayrılır. Bunlar; yazılı pr araçları, organizasyonlar ve etkinlikler, görsel-işitsel ve interaktif medya, gazeteciler için pr araçları, çalışanlar veya personel için pr araçları şeklindedir. Yazılı pr araçlarını: Şirket raporları, firma broşürü, müşteri ya da tüketici dergileri, haber gazeteleri, katlanabilir ilanlar, el ilanları, mektup vb. oluşturur. Organizasyonlar ve etkinlikler kısmını: Odak grubu görüşmesi, ınfo-hotline, kongreler ve sempozyumlar, fuarlar ve sergiler, seminerler ve workshoplar, sunumlar ve temsiller, açık kapı günleri, event management, sponsorluk, enformasyon sponsorları, road-show vb. oluşturur. Görsel – işitsel ve interaktif medya bölümünü: Video / film, radyo / tv spotu, cd / dvd, web -site, sanal haber odaları, podcast, bloglar, e – mail, sosyal medya topluluklarına aidiyet ya da üyelik vb. oluşturur. Gazeteciler için pr araçları kısmını: Basını bilgilendirici toplantılar, basın dosyaları, basın hizmetleri, röportaj, interview, yuvarlak masa toplantıları, basın turları, basın gezileri, basın bülteni, basın açıklaması vb. oluşturur. Çalışanlar / personel için pr araçları bölümünü: Intranet (kurum içi iletişim ağı), şikayet kutuları, kara tahta, jübile yazıları / yayınları, konuşma / görüşme saatleri, kurum içi etkinlikler ( geziler, piknikler, turnuvalar vs.) tartışma saatleri, film gösterimleri, sosyal medya, kurum içi hizmet eğitimleri vb. oluşturur.
Halkla ilişkilerde gazeteciler ve basınla ilişkiler önemlidir. Basına yönelik herhangi bir metin hazırlanırken dikkat edilmesi gereken başlıklar vardır. Bunlar; güncellik prensibi, anlaşılırlık prensibi, doğruluk prensibi ve güvenilirlik prensibidir. Güncellik prensibinde; dünün olayı artık geçmiştir, önemli olan güncel olandır. Anlaşılırlık prensibi; açık ve anlaşılır olmayı ifade eder, şairane ve edebi bir anlatım olmamalıdır. Doğruluk prensibinde, yanıltıcı bilgilere yer verilmemelidir. Güvenilirlik prensibi ise, tarafsız ve konuya sadık kalınacak bir bilgi aktarımı oluşturmayı ifade eder. Bu prensiplerin uygulanması, halkla ilişkilerde önemli bir mesafenin katedilmesinde oldukça faydalıdır. Yararlı diğer bir unsur da “ W Soruları ” na dikkat edilmesi olacaktır. W Soruları: Who? (Kim?), What? (Ne?), Why? (Neden – Niçin?), Where? (Nerede?), When? (Ne zaman?) ve How? (Nasıl?) sorularını ifade eder.